近日，瑞旭技術愛爾蘭子公司（CIRS）接到一家波蘭進口商的郵件，指出懷疑其中國供應商所提供的預注冊完成通知書及提交報告有作假嫌疑，因此向CIRS提出核實文件的真實性。

經過仔細核對，瑞旭技術發現該預注冊完成通知書上顯示的公司名稱前半部分字體與后半部分字體不一致，有篡改過的明顯痕跡；且CIRS內部查詢系統顯示，該預注冊號屬于另一家曾委托CIRS進行REACH預注冊的企業，而非文件所示企業。

于是CIRS工作人員立刻致電預注冊號所屬企業，詢問其與文件所示企業是否存在商業聯系。經進一步核實，文件所示企業確為CIRS預注冊企業的下游貿易商。因擔憂進口商通過預注冊完成通知書顯示的信息，跳過自己直接聯系生產商進行貿易，因此該下游貿易商私自篡改生產商文件，試圖蒙蔽進口商。在了解預注冊文件被盜用的情況后，生產企業相當震驚。

事實上，類似案例還有很多，先前一港企貿易商擅自篡改其湖南生產商的預注冊文件，將預注冊文件占為己有，盜用預注冊號，后被進口商發現，使自己陷入商業信譽危機而最終沒能挽回客戶。

這一系列問題引發了業內對唯一代表職能的深思：唯一代表該如何提醒生產企業正確保護預注冊號/注冊號不被盜用？生產企業該如何保障自己的權益？企業應怎樣處理與唯一代表的協作關系？對此，瑞旭技術提供了四種解決方案：

1、生產企業在提供預注冊相關文件時，最好能與貿易商簽訂書面協議，規定預注冊/注冊號的使用限制，若貿易商擅自篡改文件，則需承擔相應的責任與后果；

2、若貿易商或其進口商索要預注冊相關文件，可讓貿易商或進口商直接聯系唯一代表，如發郵件至info@cirs-reach.com, 唯一代表可幫助解決相關問題；

3、生產企業可在預注冊完成通知書和提交報告上加印公司水印，文件加密等特殊識別后再將文件傳遞給出口商，以防文件被盜用；

4、開具OR證明與噸位涵蓋證明。若貿易商索要預注冊相關證明，企業可建議貿易商找唯一代表或自己向唯一代表申請噸位涵蓋證明，這樣既可保證預注冊號的正確使用，亦能解決貿易商的問題，同時保護貿易各方的利益。

總之，預注冊號/注冊號的安全使用對非歐盟生產商乃至整個供應鏈都至關重要，稍有不慎便會被貿易商或歐盟境內的進口商盜用或濫用，給生產商帶來損失。正式注冊尤為如此，大多數生產企業為之支付了幾十萬甚至幾百萬的數據費，更應謹防注冊號的被盜或泄密風險。因此，企業務必切記在傳遞預注冊號/注冊號及相關文件時盡量避免直接傳遞，而應充分利用以上各種方式，將文件處理加工后再提供給客戶，以免給公司帶來巨大損失。